Val ik onder regelgeving voor bewaarplicht, en welke is dat? De bewaartermijnen, die gesteld zijn door de Belastingdienst, verschillen voor privé- of zakelijke administraties. Voor zakelijke administraties geldt in Nederland een bewaartermijn van 7 jaren.
Naast de basisgegevens voor de administratie en bedrijfsvoering vallen de afspraken en communicatie rondom het bedrijfsproces steeds vaker ook onder de bewaarplicht. Welke email communicatie rondom de totstandkoming van een overeenkomst heeft plaatsgevonden, is niet zelden van doorslaggevende betekenis voor toezichthouders of rechters.
“Alles 5 jaar bewaren”. Waar het privé zaken betreft is dit algemeen bekend en klopt het: bewijsstukken van een belastingaangifte moeten 5 jaar worden bewaard. Voor zakelijke administraties van bedrijven stelt de belastingdienst echter een bewaartermijn van 7 jaar. Welke andere instanties stellen eisen aan bedrijven op het gebied van bewaarplicht? Wat zijn de bewaartermijnen? En wat moet bewaard worden; brieven, facturen, email… alles?
Naast de basisgegevens voor de administratie en bedrijfsvoering vallen de afspraken en communicatie rondom het bedrijfsproces steeds vaker ook onder de bewaarplicht. Welke email communicatie rondom de totstandkoming van een overeenkomst heeft plaatsgevonden, is niet zelden van doorslaggevende betekenis voor toezichthouders of rechters.
Strikt genomen valt in Nederland slechts een beperkt aantal branches onder de strenge regels van toezichthouders als de AFM, DNB of het CBP. Voor overheden is de Archiefwet van toepassing waarin bewaar- én vernietigingsplicht heel scherp worden gedefinieerd. Voor overheden én bedrijven gelden nog andere specifieke eisen wanneer zij ook persoonsgegevens vastleggen. En de complexiteit stijgt nóg verder wanneer een organisatie internationaal opereert. Afhankelijk van het land en de sector kan hele specifieke regelgeving van toepassing zijn. De EU Export Control wetgeving of de Securities and Exchange Commission (SEC) regelgeving voor bedrijven met een beursnotering in de VS zijn hier voorbeelden van.
De totale kosten van archivering van digitale informatie worden maar voor een klein deel bepaald door de benodigde opslag- en computercapaciteit. Een veel groter deel van deze kosten zijn de benodigde uren van menselijk handelen rondom het beheer; sorteren, verwijderen, verplaatsen en terughalen. In onderzoeken is aangetoond dat gebruikers gemiddeld 1-2 uur per dag besteden aan het terugvinden van relevante informatie in onder meer email. Voor beheer geldt dit ook voor het terugplaatsen van back-ups van mailboxen of terugzetten van gehele email servers. De kosten van dit menselijk handelen zijn een veelvoud van de investering in een complete emailarchief oplossing.
CEwall Archive zet retentietijden op gearchiveerde emailberichten. Dit betekent dat de opslagcapiciteit niet oneindig hoeft door te groeien, de emails worden voor een bepaalde tijd gearchiveerd en daarna automatisch verwijderd uit het archief. Het instellen van retentietijden voor het gehele systeem gelijk worden ingesteld of invidivueel op basis van kenmerken van het bericht.